Инвентаризация основных средств. Порядок проведения.

Проведение инвентаризации основных средств

Инвентаризацию основных средств предприятии и учреждений раньше проводили ежегодно, планово, затрачивая массу времени и повышая, как, считалось дисциплину учета и контроля. С 2011 года допускается проведение инвентаризации основных средств по усмотрению руководителя. Необходимость ее проведения диктуется различными причинами, например, связанными со сменой материально ответственных лиц, при вскрывшихся нарушениях. Целью проверок является учет и контроль реального положения дел с основными средствами, в том числе арендованными.

Инвентаризация основных средств. Порядок проведения
Инвентаризация основных средств. Порядок проведения

Плановая инвентаризация

Плановая инвентаризация основных средств проводится раз в два-три года.

В состав комиссии, назначаемой также приказом или распоряжением входили специалисты по капитальному строительству, начальники производств, сотрудники, знающие учет товарно-материальных ценностей.

Существовали и внеплановые проверки с целью выявления хищений, незаконного использования основных средств. Они проводились без предупреждения лиц ответственных за товарно-материальные ценности. По результатам, выявлялись расхождения. Состояние учетных единиц и ресурсов фиксировалось в актах. Расхождения списывались, иногда с учетом компенсации от ответственных за нарушение лиц. При этом вскрывалось и присутствие человеческого фактора, связанного с некорректными записями в документах, или подлога.

Время, затрачиваемое на обходы комиссией всех помещений и контроль предметов рабочей обстановки, сооружений и оборудования было довольно большим и возникавшие проблемы также требовали его затрат на поиски документов.

Разница

При технологии Регола-инвентаризации основных средств с помощью маркировки RFID-метками, процедура намного упростилась, стала прозрачна для проверок, удобно задокументирована при отчетности. Программное обеспечение состоит из двух функциональных модулей: Регола-маркировка и Регола-инвентаризация.

На первом этапе проводится нанесение RFID-меток на объекты инвентаризации и сопоставление кода объекта с записью в инвентаризационной ведомости. При проведении обхода помещений с размещенными в них объектами инвентаризации на сканер поступают сигналы в пределах радиуса действия считывателя. Результат появляется мгновенно без каких-либо дополнительных действий и, следовательно, затрат времени. При работе нескольких считывателей поставляется серверная версия Регола RFID-идентификация.

Миссия выполнима

Ведение производственно-экономической деятельности в любой отрасли промышленности или в бюджетной сфере связано с ведением баз данных по наличию инвентарного оборудования и средств.

До недавних пор, да и сейчас порой присутствовала и употребляется простая форма отчетности по схеме учета поступления и расходования различных средств. Это связано с существованием мелких по объему производства или малочисленных предприятий. При этом к требованиям статотчетности относятся формализованно, создавая круг ответственности из назначенных людей, условно подготовленных к ведению компьютерных и рукописных документов, в которые необходимо вносить постоянно поправки по многим признакам и конечно, количеству. Это отнимает массу времени у людей непроизводственной сферы, является рутинной работой, но отношение бухгалтерской службы к данной отчетности весьма строгое. Любые расхождения в передаточных или сверительных ведомостях вызывают необходимость уточнений, а порой и расследований, с дополнительными потерями рабочего времени и нервов у исполнителей.

Улучшения в процессе инвентаризации основных средств достигнуты были с применением штрих-кодов, включающих многие признаки товаров и исключающими человеческий фактор, порой вносящий ошибки. Но самым эффективным новшеством является применение RFID-меток, нанесенных на каждую единицу учета и считываемых специальным сканером. Миссия инвентаризатора оказалась полностью выполнимой по инвентаризации основных средств с занесением в компьютерные базы данных по специальной программе.

От простого к сложному

Увеличение производственной программы, повышение объема охватываемой сферы деятельности ведет к увеличению численности, а порой и статуса предприятия или бюджетной организации. Появляются потоки инвентаризационной или любой другой учетной информации, с объемами которой устаревшими методами справиться невозможно, либо экономически невыгодно.

Применяя новые технологии учета, документирования и ведения баз данных при различных ситуациях, связанных с контролем и перемещением материальных средств и инвентаря, сокращаются многократно затраты времени, достоверность данных становится абсолютной, а любые сложные задачи – решаемыми. Сверку основных средств при проведении инвентаризации, оператор производит точно и эффективно в кратчайшие сроки.

Инвентаризация основных средств — компания Регола.