Инвентаризация основных средств. Порядок проведения.
Проведение инвентаризации основных средств
Инвентаризацию основных средств предприятий и учреждений раньше проводили ежегодно, планово, затрачивая массу времени и повышая, как считалось, дисциплину учета и контроля. С 2011 года допускается проведение инвентаризации основных средств по усмотрению руководителя. Необходимость ее проведения диктуется различными причинами, например, связанными со сменой материально ответственных лиц послевскрывшихся нарушений. Целью проверок является учет и контроль реального положения дел с основными средствами, в том числе арендованными.
Как ранее проводилась плановая инвентаризация
Периодичность проведения плановой инвентаризации основных средств – раз в два-три года.
В состав комиссии, назначаемой также приказом или распоряжением входили специалисты по капитальному строительству, начальники производств, сотрудники, знающие учет товарно-материальных ценностей.
Существовали и внеплановые проверки с целью выявления хищений, незаконного использования основных средств. Они проводились без предупреждения лиц, ответственных за товарно-материальные ценности. По результатам выявлялись расхождения. Состояние учетных единиц и ресурсов фиксировалось в актах. Расхождения списывались, иногда с учетом компенсации от ответственных за нарушение лиц. При этом вскрывались факты некорректных записей в документах или подлога.
Время, затрачиваемое на обходы комиссией всех помещений и контроль предметов рабочей обстановки, сооружений и оборудования, было довольно большим, и возникавшие проблемы также требовали его затрат на поиски документов.
Разница
При технологии Регола-инвентаризации основных средств с помощью маркировки RFID-метками процедура намного упростилась, стала прозрачна для проверок, удобно задокументирована при отчетности. Программное обеспечение состоит из двух функциональных модулей: Регола-маркировка и Регола-инвентаризация.
На первом этапе проводится нанесение RFID-меток на объекты инвентаризации и сопоставление кода объекта с записью в инвентаризационной ведомости. При проведении обхода помещений с размещенными в них объектами инвентаризации на сканер поступают сигналы в пределах радиуса действия считывателя. Результат появляется мгновенно без каких-либо дополнительных действий и, следовательно, затрат времени. При работе нескольких считывателей поставляется серверная версия Регола RFID-идентификация.
Миссия выполнима
Ведение производственно-экономической деятельности в любой отрасли промышленности или в бюджетной сфере связано с ведением баз данных по наличию инвентарного оборудования и средств.
Зачастую употребляется простая форма отчетности по схеме учета поступления и расходования различных средств. Это связано с существованием мелких по объему производства или малочисленных предприятий. При этом к требованиям статотчетности относятся формализованно, создавая круг ответственности из назначенных людей, условно подготовленных к ведению компьютерных и рукописных документов, в которые необходимо вносить постоянно поправки по многим признакам и, конечно, количеству. Это отнимает массу времени у людей непроизводственной сферы, является рутинной работой, но отношение бухгалтерской службы к данной отчетности весьма строгое. Любые расхождения в передаточных или сверительных ведомостях вызывают необходимость уточнений, а порой и расследований, с дополнительными потерями рабочего времени и нервов у исполнителей.
Улучшения в процессе инвентаризации основных средств были достигнуты с применением штрих-кодов, включающих многие признаки товаров и исключающим человеческий фактор, порой вносящий ошибки. Но самым эффективным новшеством является применение RFID-меток, нанесенных на каждую единицу учета и считываемых специальным сканером.
Увеличение производственной программы, повышение объема охватываемой сферы деятельности ведет к увеличению численности, а порой и повышенного статуса предприятия или бюджетной организации. Появляются потоки инвентаризационной или любой другой учетной информации, с объемами которой устаревшими методами справиться невозможно либо экономически невыгодно.
Применяя новые технологии учета, документирования и ведения баз данных при различных ситуациях, связанных с контролем и перемещением материальных средств и инвентаря, сокращаются многократно затраты времени, достоверность данных становится абсолютной, а любые сложные задачи – решаемыми. Сверку основных средств при проведении инвентаризации оператор производит точно и эффективно в кратчайшие сроки.