Быстрота поиска решает всё

Над архивами не властно время. Но современная ситуация, когда времени всегда не хватает, а быстрота поиска нужной информации решает всё, делает работу над совершенствованием архивной системы актуальной. Ведение картотеки вручную устарело десятки лет назад, но и использование компьютера в качестве простой базы данных процесс ускорил, но на время. Лучшее является врагом хорошего, этот девиз позволяет не останавливаться на достигнутом, ставить новые задачи и совершенствовать столь древнюю систему как архивное хранение. Тем более в солидных хранилищах насчитываются миллионы единиц хранения и громадная территория для их размещения.

Целью и задачей обеспечения быстрого поиска в архиве является еще удобство определения местонахождения искомого экземпляра, эффективное применение маркировки для предотвращения потерь фонда из помещения архивного хранения.

Доверяя системе «Регола автоматизация архивов», вы получаете надежный программно-аппаратный комплекс по созданию корректируемой базы данных архива, программного обеспечения под стандартным управлением Windows, которое разработала и установит компания ООО «Систематика».

Первый этап в этой работе – маркирование единицы хранения и приведение в соответствие с её RFID – меткой. Радиочастотная метка позволяет хранить в себе достаточный объем информации и при воздействии на нее сигнала считывателя сообщать свои данные. В этих данных могут быть описание документа, адрес его хранения. Метка является пассивной – без источника питания, поэтому ее срок службы не ограничен. Она выполнена достаточно тонкой и позволяет закрепиться на бумажной или картонной основе.

Сведения с метки связанной неразрывно с документом попадают через считыватель в базу данных компьютера по учету архива. Комментарии к документу, получаемые архивариусом позволяют определить статус документа, его местонахождение.

Архивный поиск – это технически просто

При системе бесконтактного поиска уникального идентификационного кода, присвоенного архивному экземпляру, который осуществляется благодаря радиочастотной технологии, выбор нужного документа производится мгновенно. При этом архивариус знает его место хранения из полученных данных. Если требуемый экземпляр в наличии, а не на руках посетителя, то он будет выдан по запросу.

Комплекс «Регола автоматизация архивов» предотвращает несанкционированный вынос архивных документов за пределы помещения, благодаря установленным на выходе считывателям.

С особенностями работы и логикой работы данной системы, вы можете ознакомиться на данном сайте в соответствующих разделах.