Автоматизация архива бумажных документов

Основная проблема архивов заключается в изобилии учетных единиц хранения и зачастую их ветхое состояние. Это объясняется одним фактором – временем. Вековые накопления, учтенной на бумажном носителе информации в первозданном виде, заставляют относиться к ней трепетно и тщательно хранить дальше. При этом древние оригиналы желательно продублировать и использовать дубликаты к выдаче на руки. Так поступают в большинстве архивов с миллионами единиц хранения. Только при этом возникают параллельные вопросы по их быстрому отысканию в хранилище. Да, такая система хранения архивов оправдывала себя долгие годы, но была довольно медлительной при отыскании нужного документа.

Избежать такой канители поможет программный комплекс «Регола автоматизация архивов». Система построена на радиочастотной технологии. RFID – метки в архиве применяются для маркирования единиц хранения и в любой момент могут сообщать поисковой системе место своего нахождения в помещении архива или сообщать статус с иным вариантом. При этом система следит за несанкционированным выносом промаркированного экземпляра за пределы архива.

Быстрая география

Практическое применение комплекса «Регола автоматизация архивов» заключается в установке программного обеспечения в компьютер архива для создания и контроля базы данных. Промаркированные единицы хранения, а это могут быть отдельные листы, папки, книги, благодаря на закрепленным на них RFID – меткам будут доступны обнаружению считывателем радиочастотных меток. Кроме того, они сообщат точную географию своего местоположения в помещении архива или статус в электронной записи при выдаче на руки пользователю.Применение ПО «Регола автоматизации архивов» сопровождается формированием картотеки хранящихся в архиве и вновь поступающих экземпляров.

RFID – метки, применяемые для бумажных носителей информации представляют тонкие, наклеиваемые полоски пленки. Внутри она содержит антенну и микрочип. Такие пассивные метки, не содержащие источника питания, служат очень долго и хранят достаточно информации для их идентификации с принадлежностью к конкретному архивному экземпляру и его местоположению.

Предотвращение несанкционированного выноса учтенных экземпляров производится постоянно активированным радиочастотным считывателем на выходе из помещения архива.

С особенностями работы и логикой работы данной системы, вы можете ознакомиться на данном сайте в соответствующих разделах.